digitalización de documentos

¿Cómo ayuda la digitalización de documentos al medio ambiente?

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La digitalización de documentos es el proceso mediante el cual una empresa migra todos sus documentos de un formato físico a uno digital, el cual puede estar alojado tanto en un medio de almacenamiento tangible, como un disco rígido, o residir en la nube.

Ya son varias las compañías, como LEFASOC, que están ofreciendo servicios de digitalización para ayudar a las empresas a llevar a cabo el proceso de forma segura y dinámica.

Sorprendentemente, una de las principales razones por las que cada vez más empresas están optando por digitalizar sus documentos no es una que los beneficie directamente a ellos.

En el siglo XXI, la lucha climática supone una de las causas sociales de mayor peso entre la población. Y es por eso que cada vez más empresas, en su afán de implementar políticas sociales en sus currículas, están optando por medidas amigables con el medio ambiente.

Y la más sencilla, y a la vez la más útil, resulta ser la digitalización de documentos. La industria papelera es una de las más dañinas para el medio ambiente, contaminando tierra, aire y agua a partes iguales, a la vez que consume toneladas de recursos diarios.

En vista de todo esto, si muchas empresas optan por deshacerse del papel y pasar a almacenar toda su documentación de forma digital, el impacto en el medio ambiente en el mediano y largo plazo será altamente positivo.

Sin embargo, como ya se ha dicho, este no es el único beneficio que la digitalización de documentos acarrea consigo, puesto que también le trae muchas ventajas a las propias empresas.

¿Qué otros beneficios trae la digitalización de documentos?

El principal beneficio que trae la digitalización de documentos para una empresa es el alto estándar de disponibilidad para la información que conlleva.

En vista de que la información supone el insumo más valioso para una compañía, no es casualidad que opten por un recurso como la digitalización, puesto que es una excelente forma de ordenar los documentos y acceder a ellos de forma sencilla y rápida.

Mientras que, con el papel, cada vez que se deseaba buscar un dato o una documentación específica, se debía pasar un largo rato revolviendo papeles hasta, con suerte, dar con la información deseada.

Estos almacenes de documentos no solo eran enormes y poco prácticos, sino que su orden dependía casi totalmente del factor humano, por lo que el márgen de error se ampliaba aún más.

En cambio, gracias a la digitalización de documentos, todo pasa a estar almacenado en un entorno digital bien organizado, con índices y títulos claros, el cual está regido por una computadora en la cual se pueden ingresar simples fechas o palabras clave para dar en pocos segundos con el documento deseado.

Por otro lado, la digitalización de documentos facilita enormemente las tareas de compartir e intercambiar documentos, ya sea dentro de la propia compañía o con otras.

Normalmente, el documento debía ser enviado por correo o llevado por un cadete hasta su destino. Ambos son métodos no solo lentos, sino también altamente inseguros. Gracias a la digitalización, bastan unos pocos clicks para adjuntar el archivo en un correo electrónico y que el destinatario lo reciba de forma casi instantánea.

Continuando con esta rama de la seguridad, la digitalización de documentos eleva los estándares de la misma enormemente, puesto que se almacena la información en un entorno mucho más seguro, al que se le pueden asignar roles y permisos determinados para limitar el acceso. Además, se deja de depender del papel, el cual es un soporte que puede romperse, gastarse o arruinarse muy fácilmente.

Si tu empresa cuenta con grandes volúmenes de documentación y te interesaría digitalizarla en su totalidad, te invitamos a ponerte en contacto con el equipo de profesionales de alguna compañía especializada, como la ya mencionada LEFASOC.

Ellos cuentan con muchos años de experiencia en el rubro, y están capacitados para brindarle a cada cliente una atención personalizada de calidad, con el objetivo de asistirlos a lo largo de todo el proceso para así garantizar una digitalización sencilla, rápida y segura.




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